Miejsce pracy przestało być postrzegane wyłącznie jako biurko pozwalające na przerzucanie stosów dokumentów. Coraz częściej jest zestawem cyfrowych narzędzi pozwalających na usprawnienie i automatyzację zadań. Czym jest zjawisko digital workplace i jakie ma zalety? Zapytaliśmy eksperta.
Wielu z nas z pracy zdalnej skorzystało po raz pierwszy w trakcie pandemii COVID-19. W innych częściach świata taka opcja istnieje jednak od dawna. Dzięki cyfrowym miejscom pracy możliwa jest oszczędność czasu i pieniędzy, automatyzacja pewnych procesów czy nieograniczona komunikacja z menadżerami i klientami. Choć rozwiązanie to ma wiele zalet, jak wszystko, niesie ze sobą również pewne zagrożenia.
Blaski i cienie
Digital workplace to cyfrowe środowisko pracy, które ułatwia pracownikom codzienny kontakt, współpracę przy projektach i zarządzanie wiedzą.
- Najczęściej kojarzone jest z wirtualnym środowiskiem pracy, w którym narzędzia cyfrowe, technologie oraz platformy umożliwiają pracownikom wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca i o dowolnej porze - mówi dr hab. Beata Woźniak-Jęchorek, prof. UEP. - Jest to więc nowoczesne podejście do organizacji pracy, które integruje oprogramowanie, aplikacje i technologie komunikacyjne, zapewniając pracownikom dostęp do wszystkich niezbędnych zasobów oraz możliwości współpracy w czasie rzeczywistym, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji – dodaje.
Zalety tego rozwiązania można mnożyć. Przede wszystkim umożliwia wirtualną interakcję nie tylko wewnątrz, ale i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Pracownikowi pozwala na większą elastyczność i autonomię, tak w zakresie czasu, jak i lokalizacji wykonywania obowiązków. Co więcej, daje też możliwość globalnego konkurowania o miejsca pracy – nie ma przeszkód, aby pracować dla firmy działającej na drugim końcu świata.
- Korzyści odnoszą też same przedsiębiorstwa – zapewnia prof. Beata Woźniak-Jęchorek. - Digital workplace może bowiem podnosić satysfakcję pracowników, a co za tym idzie,także ich produktywność, głównie poprzez lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym czy rzadsze dojazdy. To z kolei przekłada się na lepszą koncentrację i niższą absencję w pracy. Możliwe jest też zredukowanie kosztów funkcjonowania firmy w wyniku ograniczenia przestrzeni biurowej – wymienia.
Istnieją jednak badania, które dowodzą, że wydajność pracowników wykonujących swoje obowiązki zdalnie może spadać wskutek zmniejszonych interakcji międzyludzkich, co utrudnia komunikację, przepływ wiedzy i nadzór. Gorsza współpraca to także dłuższy okres wdrażania nowych pracowników. Spadają też zaangażowanie i lojalność.
- Pracownicy mogą mieć problem z oddzieleniem czasu wolnego od pracy, przez co może ucierpieć ich życie prywatne. Bywa, że sami muszą ponieść koszty przystosowania odpowiedniego miejsca w domu do wykonywania obowiązków służbowych – mówi prof. Woźniak-Jęchorek. - Młodzi ludzie, pracując zdalnie, nie mają okazji do czerpania z doświadczenia starszych kolegów. Mają trudności ze znajdowaniem mentorów, co może mieć zły wpływ na ich produktywność – dodaje.
Zatem zanim stworzymy w naszym przedsiębiorstwie cyfrowe miejsca pracy, warto rozważyć wszystkie za i przeciw i dobrze przygotować się do tego procesu. Przykłady z Europy – Finlandii czy Holandii – pokazują, że odpowiednio wdrażana koncepcja daje ogromne korzyści.
Z unijnym wsparciem...
Kluczowym czynnikiem we wdrażaniu koncepcji digital workplace jest poziom rozwoju cyfrowego społeczeństwa. Jak wskazują badania Komisji Europejskiej, w Polsce mamy sporo do nadrobienia. W zakresie podstawowych umiejętności cyfrowych zajmujemy we Wspólnocie trzecią pozycję od końca – jedynie nieco ponad 44% osób w wieku 16-74 lata posiada takie kwalifikacje. Unijna średnia wynosi przeszło 55%. Wyższe niż podstawowe umiejętności cyfrowe posiada zaś 20% Polaków. Plasujemy się tutaj na siódmej pozycji od końca. Liderująca Holandia utrzymuje wskaźnik na poziomie 54%.
W skali kraju najlepiej pod względem liczby osób pracujących zdalnie wypada region warszawski, gdzie niecałe 10% zatrudnionych w wieku 15-64 lata wykonuje swoje obowiązki z domu. W Wielkopolsce ten wskaźnik wynosi niecałe 5%. Średnia dla najlepiej wypadających pod tym względem regionów Irlandii czy Finlandii to przeszło 21%.
Nie ma zatem wątpliwości, że mamy jeszcze wiele do nadrobienia w zakresie wdrażania cyfrowej gospodarki i digital workplace. Bez odpowiedniej infrastruktury i umiejętności, ale i akceptacji społecznej, nie mogą się one rozwijać. Wsparcia szukać można m.in. w Funduszach Europejskich.
- Niewątpliwie szansą na zmianę sytuacji w zakresie naszego rozwoju cyfrowego jest program FERC (Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy) na lata 2021-2027. Ponad 11 mld zł (z czego prawie 9 mld zł wkładu unijnego) wesprze dostęp do szerokopasmowego internetu, rozwój e-usług, cyberbezpieczeństwo czy wzmocnienie kompetencji cyfrowych społeczeństwa, bez których wdrażanie digital workplace nie jest możliwe – mówi prof. Woźniak-Jęchorek. - Program ten skierowany jest do szerokiego grona odbiorców.Poza firmami telekomunikacyjnymi odpowiedzialnymi za rozwój infrastruktury środki trafią też do administracji publicznej, podmiotów szkolnictwa wyższego i nauki, podmiotów leczniczych czy instytucji kultury – dodaje.
W Wielkopolsce, za podniesienie kompetencji cyfrowych odpowiada w dużej mierze system edukacji. Unijny projekt Cyfrowa Szkoła Wielkopolska 2030 swoim zasięgiem obejmuje cały region. Zaangażowanych jest 545 szkół, przeszło 16 tys. uczniów i około 5 tys. nauczycieli. Więcej na ten temat można przeczytać na stronie przedsięwzięcia.
Dominik Wójcik