Terminologia unijna nie powinna być skomplikowanym i niezrozumiałym szyfrem. Stosowanie zasad prostego języka i tekstu łatwego do czytania sprzyja dobrej komunikacji i ogranicza wykluczenie społeczne.
„Okres programowania”, „beneficjent”, „poddziałanie” to pierwsze z brzegu pojęcia, z którymi prędzej czy później zetkniemy się, jeśli mamy kontakt z Funduszami Europejskimi. Unijny żargon jest trudny dla przeciętnego Polaka, często niezrozumiały, a nawet mylący. Skomplikowane słownictwo może odstraszać potencjalnych uczestników unijnych projektów. Dlatego instytucje zajmujące się funduszami starają się upraszczać komunikację z odbiorcami, czego wyrazem jest stosowanie zasad prostego języka i tekstu łatwego do czytania.
Jasne komunikaty
Aby usprawnić komunikację publiczną, eksperci zalecają, aby teksty urzędowe i firmowe pisać tak, by odbiorca usług publicznych był w stanie szybko je przeczytać i zrozumieć przy pierwszej lekturze.
– Prosty język to metoda upraszczania tekstu, która ma ułatwić przyswajanie treści specjalistycznych osobom w normie intelektualnej, ale nieposiadającym dziedzinowego wykształcenia – mówi Tomasz Piekot, językoznawca, trener prostego języka. – Idealnym przykładem jest świadoma zgoda na znieczulenie przed operacją. Nie jestem ekspertem w zakresie anestezjologii, więc lekarz powinien mówić lub pisać do mnie prostym językiem. Czyli językiem, który ułatwia mi zrozumienie treści merytorycznej, ale bez jej zmiany czy uproszczenia – podkreśla.
Im prostszy przekaz, tym większa szansa na zrozumienie i mniejsza możliwość pomyłek czy niejasności. Tekst dzielmy na akapity ze śródtytułami. Do odbiorców zwracajmy się w formie bezpośredniej. Na początku piszmy o tym, co najważniejsze. Jak najczęściej używajmy czasowników. Twórzmy krótkie zdania i pamiętajmy o poprawnej gramatyce. Unikajmy zdań wielokrotnie złożonych, biurokratycznego żargonu oraz skomplikowanego, specjalistycznego słownictwa. Eksperci zwracają uwagę, że częstym błędem jest nadużywanie form bezosobowych, strony biernej, zastępowanie czasowników rzeczownikami odczasownikowymi oraz nadmiar imiesłowów. Wiąże się z tym nadmierna rozwlekłość, cechująca teksty urzędowe.
W efektywnej komunikacji, oprócz używania prostych słów, istotna jest również przyjazna kompozycja pisma. Na początku powinniśmy zamieścić najważniejsze informacje, uzupełnione w kolejnych zdaniach o szczegóły i kontekst. Najlepiej, jeśli jedna myśl mieści się w jednym akapicie. Opisując procedurę, przedstawmy krok po kroku kolejne czynności. Podstawy prawne powinniśmy przenieść do przypisów. Dla zachowania przejrzystości pisma, stosujmy wyliczenia, punktory.
Tekst łatwy do czytania
Nawet prosto napisany tekst może być dla niektórych trudny. Z myślą o osobach z niepełnosprawnościami intelektualnymi powstał tekst „łatwy do czytania” (ETR – od ang. „easy to read”). Według danych Światowej Organizacji Zdrowia w każdej populacji stanowią one ok. 1% społeczeństwa. W Polsce szacuje się, że jest to ok. 200 tys. osób. Z ETR korzystają jednak też cudzoziemcy, czasem osoby niedowidzące, niedosłyszące i starsze.
– Język łatwy to metoda upraszczania tekstu adresowanego do osób z niepełnosprawnością intelektualną lub z innymi specjalnymi potrzebami kognitywnymi – wyjaśnia Tomasz Piekot. – Język łatwy jest więc językiem inkluzywnym, ponieważ pozwala włączyć do obiegu informacji osoby dotąd wykluczane. Wracając do naszego przykładu - każdy szpital powinien mieć zatem przygotowany zestaw informacji o rodzajach znieczulenia w dwóch wersjach: dla „statystycznych Polaków” - w prostym języku, dla pacjentów z niepełnosprawnością intelektualną - w języku łatwym. Różnic między obiema metodami jest sporo, ale najważniejsza jest taka, że w języku łatwym tekst upraszczamy dużo radykalniej, dodajemy obrazki ilustrujące akapity i zwykle upraszczamy też treść merytoryczną – zauważa.
Przygotowując tekst w formacie ETR stosujmy krótkie akapity. Ilustracje (obraz, piktogram, zdjęcie) powinniśmy umieszczać przy fragmencie tekstu, który pomagają objaśnić. Pamiętajmy jednak, aby nie używać znaków dedykowanych dzieciom, jeśli tekst dotyczy osób dorosłych. Fotografie muszą być wyraźne i nie mogą zawierać zbyt wielu szczegółów. W samym tekście eksperci zalecają stosowanie czcionki o wielkości min. 14 punktów, z zachowaniem interlinii 1,5 wiersza. Tytuły i śródtytuły powinny być wyróżnione większą czcionką, kolorem i pogrubieniem (bez wersalików, podkreśleń i kursywy). Jednym ze standardów ETR jest stosowanie kontrastu między czcionką a tłem (kontrast można sprawdzić na stronie: contrastchecker.com). Cały tekst powinien być wyrównany do lewego marginesu. Posługujmy się prostymi i łatwymi do zrozumienia wyrazami. Jeśli pojawia się trudniejsze słowo, starajmy się je wyjaśnić, najlepiej na przykładach. Zgodnie z zaleceniami, w całym dokumencie używamy tych samych wyrazów do opisywania tych samych rzeczy. Nie stosujmy metafor, słów zapożyczonych z innych języków, znaków specjalnych i skrótów, procentów (%) i dużych liczb: 786.987. Nie używajmy też skomplikowanej interpunkcji i nie przenośmy wyrazów rozdzielając je kreską na końcu wiersza. Szczegółowe wytyczne dotyczące ETR można znaleźć w publikacji „Europejskie standardy przygotowania tekstu łatwego do czytania i zrozumienia”.
– Dostęp do informacji to podstawowe prawo człowieka. Dlatego urzędy powinny stosować zasady prostego i łatwego języka z powodów etycznych – podkreśla Tomasz Piekot. – Tak już się zresztą dzieje. Wiele urzędów podpisało deklarację prostego języka. Dzięki temu wymienia się doświadczeniami i materiałami edukacyjnymi. Na Uniwersytecie Wrocławskim prowadzimy też szkolenia z wdrażania zasad prostego języka w urzędach, szkolimy wewnętrznych ekspertów językowych, a urzędom, które nie mogą sobie pozwolić na szkolenia, przesyłamy bezpłatną instrukcję upraszczania pisma urzędowego. Idea więc się rozprzestrzenia… A najskuteczniejsza metoda to odejście od jednodniowych szkoleń z językoznawcami na rzecz kształcenia kompetencji wewnętrznych mentorów językowych u doświadczonych, ale też utalentowanych językowo urzędników. Dodam, że prosty język jest też ważny w biznesie. Prostota to podstawowe pozytywne doświadczenie człowieka, więc prosty język zapewnia firmom przewagę konkurencyjną.
Najważniejsze informacje o prostym języku, a także przykłady dobrych praktyk można znaleźć na stronie Funduszy Europejskich. Zamieszczone zostały tam też filmy edukacyjne w formie vloga, które powstały w ramach kampanii „Prosto i kropka”.
Łukasz Karkoszka