Jeśli przyznano dofinansowanie na Twój projekt, jeszcze raz dokładnie przestudiuj umowę. Będziesz musiał się skoncentrować na terminowej realizacji projektu. Zobowiążesz się też do regularnej sprawozdawczości i składania wniosków o płatność. Do tego celu będziesz używał systemu SL2014, czyli aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego.
Aby uniknąć problemów podczas realizacji projektu, zapoznaj się z instrukcjami dostępnymi na stronie internetowej WRPO 2014+ w zakładce „Zapoznaj się z prawem i dokumentami” i „Realizuję projekt > Rozliczaj projekt”. Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie zostaniesz poproszony o podanie listy osób, które uzyskają dostęp do systemu SL2014 i będą mogły w Twoim imieniu wypełniać i przesyłać wnioski o płatność. Szczegółowe informacje o systemie SL2014 wraz ze wskazówkami technicznymi dotyczącymi jego obsługi zawarte są w podręczniku beneficjenta dostępnym na stronie WRPO 2014+ w zakładce „Realizuję projekt > Centralny System Teleinformatyczny (SL2014)”.
Jak wnioskować o płatność
System dostępny jest pod adresem: https://sl2014.gov.pl. Logowanie do niego przebiega inaczej niż do zbudowanego i utrzymywanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego systemu LSI2014+, za którego pośrednictwem składałeś wniosek o dofinansowanie. Musisz skorzystać z Profilu Zaufanego (ePUAP) lub z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.
Po stronie Instytucji Zarządzającej WRPO 2014+ nad prawidłowością realizacji projektów czuwają wyznaczeni opiekunowie. W rzeczywistości są to pracownicy Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego lub Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego – zależy to od rodzaju realizowanego przez Ciebie projektu (może być on finansowany z EFRR albo z EFS). Te departamenty wspierają Instytucję Zarządzającą WRPO 2014+ (IZ) w prawidłowej realizacji programu na poziomie projektów. Opiekunowie znają Twoje przedsięwzięcie i w razie potrzeby – gdy na swoje pytania nie znajdziesz odpowiedzi w ogólnodostępnych dokumentach – konsultuj się z nimi.
Podpisując się pod umową, zobowiązałeś się do dokumentowania wszystkich poniesionych wydatków oraz rozliczania projektu zgodnie z harmonogramem i zapisami w umowie o dofinansowanie. Zgodnie z zasadą przejrzystości do płatności musisz używać specjalnego rachunku do obsługi projektu oraz prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową. Dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich łatwą i jednoznaczną identyfikację. Każdy wydatek musi zostać rozliczony w składanym za pośrednictwem SL2014 wniosku o płatność za poszczególne okresy.
Wniosek o płatność poprzez SL2014 składasz, gdy:
- wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś
- wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu
- chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki (wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek)
- przekazujesz informacje o postępie rzeczowym projektu.
Projekty finansowane z EFRR
To, z jakiego funduszu (EFRR czy EFS) dofinansowano Twój projekt, ma duże znaczenie, ponieważ zasady składania wniosków o płatność i sprawozdawczości dla obu tych źródeł finansowania różnią się pomiędzy sobą. Regułą jest, że wniosek o płatność składany jest w terminie zgodnym z zaakceptowanym przez Instytucję Zarządzającą WRPO 2014+ harmonogramem płatności. Jeśli jednak Twój projekt jest finansowany z EFRR, wniosek przesyłasz nie rzadziej niż co 3 miesiące, przy czym pierwszy składasz w okresie do 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Wniosek rozliczający zaliczkę – 45 dni od jej otrzymania (ale nie później niż do 30 listopada w sytuacji, gdy projekt jest również współfinansowany ze środków budżetu państwa).
Do wniosku o płatność załączasz w formie skanu dokumenty związane z realizacją projektu, m.in. faktury, dowody zapłaty zobowiązań wynikających z przedstawionych do rozliczenia dokumentów, wyciąg z rachunku bankowego do obsługi zaliczki za okres od dnia jej otrzymania do dnia złożenia rozliczającego ją wniosku o płatność, umowy i aneksy do umów z dostawcami lub wykonawcami (o ile nie zostały złożone za pośrednictwem SL2014 w ramach informacji na temat zamówień publicznych), dokumenty potwierdzające odbiór przedmiotów dostawy czy usługi itd. Szczegółową listę załączników znajdziesz w podręczniku.
Wraz z wnioskiem o płatność przekazujesz Instytucji Zarządzającej harmonogram płatności, który ma na celu poinformowanie IZ o przewidywanych ramach czasowych przedkładania kolejnych wniosków o płatność, ze wskazaniem wydatków ogółem i kwalifikowalnych oraz wnioskowanych kwot dofinansowania (w formie refundacji lub zaliczki). Pierwszy harmonogram płatności stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie i obejmuje cały okres realizacji projektu. Kolejne harmonogramy składasz wraz z każdym wnioskiem o płatność za pośrednictwem SL2014.
Projekty miękkie
W przypadku projektów finansowanych z EFS pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania, składasz zaraz po podpisaniu umowy. Drugi i kolejne wnioski o płatność składasz nie rzadziej niż raz na 3 miesiące w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia danego okresu rozliczeniowego. Wniosek o płatność końcową należy złożyć do 30 dni od określonej w umowie o dofinansowanie daty zakończenia realizacji projektu. Przed złożeniem wniosku należy spełnić określone warunki, m.in. konieczne jest zatwierdzenie przez Instytucję Zarządzającą wniosku złożonego wcześniej (innego niż pełniącego funkcję wyłącznie sprawozdawczą). Planowane terminy składania wniosków określasz w aktualizowanym wraz z każdym wnioskiem o płatność – przesyłanym również w SL2014 – harmonogramie płatności.
Tak planuj zadania i wydatki w ramach projektu, by nie zabrakło Ci pieniędzy – uwzględnij przy tym czas potrzebny na rozliczenie poszczególnych transz dofinansowania. Dokumentowanie wydatków ponoszonych w projektach miękkich (finansowanych z EFS) wymaga dużej uważności, zwłaszcza debiutującym w korzystaniu z funduszy unijnych. Dlatego Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego rekomenduje posługiwanie się materiałem pomocniczym: „Dokumentowanie wydatków w ramach WRPO 2014+ EFS”.
Bądź w kontakcie
Instytucja Zarządzająca WRPO 2014+ za pomocą modułu „korespondencja” w Sl2014 będzie się z Tobą kontaktować w szczególności w sprawie prawidłowości złożenia, wypełnienia i kompletności wniosku o płatność i wyniku jego weryfikacji. Poinformuje Cię także o przekazaniu dofinansowania lub braku możliwości jego przekazania. Korespondencja odbywa się w formie mailowej na adres osoby lub osób uprawnionych przez Ciebie za pośrednictwem SL2014.
Mimo iż cyfryzacja ułatwia wiele czynności, czasem może się zdarzyć, że coś nie będzie działało poprawnie. W przypadku niedostępności SL2014 czy też wystąpienia błędów w systemie uruchomiony został adres mailowy sl2014@umww.pl – obsługiwany przez Departament Polityki Regionalnej – za pośrednictwem którego należy poinformować IZ o zaistniałym problemie, wysyłając formularz zgłaszania błędów (procedura zgłaszania problemów opisana została na stronie WRPO 2014+ w zakładce „Realizuję projekt > Centralny System Teleinformatyczny (SL2014)” w punkcie 4). W razie awarii systemu trwającej dłużej niż 3 dni robocze lub gdy przypada termin rozliczenia zaliczki, wniosek o płatność wraz z załącznikami oraz harmonogram płatności składasz w formie papierowej na adres Departamentu Wdrażania Programu Regionalnego lub Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego.
(JG)