Instytucja Zarządzająca FEW informuje, iż zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne) w przypadku udzielania zamówień
w ramach projektu w oparciu o zasadę konkurencyjności, komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się pisemnie za pomocą aplikacji BK2021. Działania takie jak ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń w odniesieniu do projektu wdrażanego w ramach FEW powinny być realizowane przez Beneficjentów bezpośrednio przez aplikację BK2021.
W praktyce oznacza to, iż składanie ofert powinno odbywać się poprzez moduł (zakładkę) Oferty, a zadawanie pytań (oraz udzielenie odpowiedzi) poprzez moduł (zakładkę) Pytania, dostępne na każdym ogłoszeniu. Komunikacja poprzez BK2021 ma miejsce od publikacji ogłoszenia do upłynięcia terminu składania ofert. „Oświadczenia” lub „dokumenty”, o których mowa w Wytycznych dotyczą etapu składania ofert (funkcjonalność BK2021 pozwala załączyć „dokumenty” lub „oświadczenia” do oferty) i ewentualnego wyjaśniania treści ogłoszenia, nie dotyczą zaś wyjaśniania treści ofert (lub potwierdzania warunków udziału w postępowaniu). Po upłynięciu terminu składania ofert, komunikacja przez BK2021 nie jest wymagana, można zatem kontaktować się z wykonawcami bezpośrednio, drogą mailową, np. za pomocą danych kontaktowych dostępnych w sekcji „Osoby do kontaktu” w ogłoszeniu.
Jednocześnie zgodnie z Wytycznymi odstąpienie od komunikacji za pośrednictwem BK2021 przed upływem terminu składania ofert (w tym złożenie ofert poza BK2021) jest możliwe wyłącznie w następujących przypadkach:
a) charakter zamówienia wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą BK2021, lub
b) aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego, lub
c) zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać za pośrednictwem BK2021, lub
d) jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu BK2021, lub
e) w przypadku zawieszenia działalności BK2021 potwierdzonego odpowiednim komunikatem w BK2021.