W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z instytucją, która udzielała Tobie wsparcia – Instytucją Zarządzającą (IZ) lub Instytucją Pośredniczącą (IP).
Od momentu przygotowania wniosku do podpisania umowy o dofinansowanie mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonanie zmian finansowych - w żadnym wypadku nie mogą one doprowadzić do przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków kwalifikowalnych.
W niektórych przypadkach istnieje możliwość zwiększenia wartości dofinansowania, w sytuacji wprowadzenia do projektu ogólnodostępnego dodatkowych kosztów związanych z uczestnictwem osoby z niepełnosprawnością - w związku z wprowadzeniem do projektu mechanizmu racjonalnych usprawnień.
Dopuszczalne zmiany
Dopuszczalny zakres zmian określony jest w umowie o dofinansowanie projektu. Ważne jest to, aby o ich zaistnieniu poinformować w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Zmian można dokonywać również w odniesieniu do założeń projektu. Wówczas wymagane jest uzyskanie zgody IZ/IP na wprowadzenie zmiany. Po przekazaniu informacji o planowanej zmianie powinniśmy poczekać na akceptację instytucji. Szczegółowe informacje zawsze zawarte są w umowie o dofinansowanie.
Należy pamiętać, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji, zgłosić to do IZ/IP. Po otrzymaniu informacji o planowanej zmianie, instytucja analizuje m.in. wpływ zmiany na osiągnięcie celów i założeń określonych w projekcie.
Do czasu uzyskania zgody można ponosić wydatki na własne ryzyko. Jeżeli IZ/IP wyrazi zgodę na wprowadzenie określonych zmian, wydatki mogą podlegać rozliczeniu w ramach projektu. W przypadku zakwestionowania zmian, wydatki poniesione w ich wyniku zostaną uznane za niekwalifikowalne.
W przypadku braku zgody na dokonanie zmian należy realizować projekt zgodnie z obowiązującą wersją wniosku o dofinansowanie.
Modyfikacje projektu mogą dotyczyć wielu aspektów związanych z realizacją projektu, np.:
Aneksowanie umowy
Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody IZ/IP, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z IZ/IP. Mogą do nich należeć np. zmiana danych beneficjenta, zmiana numeru rachunku bankowego. Każdy wniosek beneficjenta o aneks rozpatrywany jest indywidualnie.