Instytucja Zarządzająca WRPO 2014+ informuje, iż związku z zaistniałą sytuacją zagrożenia epidemiologicznego, dopuszcza możliwość finansowania w ramach PSF usług rozwojowych realizowanych w trybie zdalnym – na czas istnienia zagrożenia.
Jednocześnie informuje, iż realizowane w taki sposób usługi muszą spełniać odpowiednie normy jakościowe. Odpowiednie wytyczne w tym zakresie, wiążące dla podmiotów oferujących swoje usługi w BUR, będą publikowane przez PARP w BUR.
Ponadto w celu zapewnienia oczekiwanego poziomu jakości usług publikowanych w BUR, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przygotowała propozycję rozwiązań technicznych i organizacyjnych, odnoszących się do sposobów realizacji usług o charakterze zdalnym. Pozwolą one na niezwłoczne wdrożenie proponowanych rozwiązań, a także zapewnią skuteczny sposób prowadzenia monitoringu oraz umożliwią Operatorom PSF dokonanie ich rozliczenia, dając zapewnienie o kwalifikowalności ponoszonych wydatków. Poniżej przedstawiono ogólne warunki pozwalające realizować usługi rozwojowe, metodami zdalnymi (szczegółowe warunki i ich ew. aktualizacja będą publikowane w BUR):
- Umożliwia się przekształcenie usług rozwojowych opublikowanych w BUR na usługi realizowane metodami zdalnego dostępu, w czasie rzeczywistym. Wyjątkiem są te usługi bądź części usług, które zawierają zajęcia praktyczne, niemożliwe do przeprowadzenia metodami zdalnymi.
- Usługi realizowane metodami zdalnego dostępu w czasie rzeczywistym to usługi odbywające się z wykorzystaniem połączeń on‑line w taki sposób, że trener prowadzi taką usługę w czasie rzeczywistym, w formie umożliwiającej przekazanie i utrwalenie treści określonych w programie usługi. Liczba uczestników szkolenia (do 15 osób) powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.). Materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp. Materiały powinny zostać dostarczone Uczestnikom przed rozpoczęciem usługi.
- Dla spełnienia warunków kwalifikowalności kosztów usługi realizowanej metodami zdalnego dostępu niezbędne jest spełnienie następujących warunków:
- Usługodawca (firma szkoleniowa) powinien zapewnić rozwiązania techniczne umożliwiające Uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program usługi. Warunki techniczne niezbędne do udziału w usłudze muszą zostać obligatoryjnie określone w Karcie Usługi:
W „Szczegółowych informacjach o usłudze” organizator usługi jest zobowiązany wskazać:
- platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzona będzie usługa,
- minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer Uczestnika,
- minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować Uczestnik,
- niezbędne oprogramowanie umożliwiające Uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,
- okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w spotkaniu on‑line.
- W przypadku, gdy usługa jest przekształcana z formy stacjonarnej na zdalną (tzn. usługa była opublikowana w BUR jako stacjonarna), Usługodawca ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy usługi od wszystkich Uczestników. Fakt uzyskania akceptacji winien być udokumentowany np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej.
- W przypadku zmiany formy usługi ze stacjonarnej na zdalną Operator Regionalny tylko w uzasadnionych przypadkach może wyrazić sprzeciw dla zmiany formy realizacji takiej usługi i udziału w niej przez uczestnika.
- Uczestnik musi dokonać zapisu na usługę co najmniej 4 dni przed jej rozpoczęciem, z użyciem numeru ID wsparcia.
- Lista Uczestników musi być zamknięta przez Usługodawcę najpóźniej 3 dni przed rozpoczęciem usługi.
- Operator na podstawie użytego ID wsparcia zwraca się do Usługodawcy z prośbą o przekazanie mu danych dostępowych do danej usługi. Usługodawca ma obowiązek przekazać dane dostępowe Operatorowi niezwłocznie, najpóźniej 2 dni przed rozpoczęciem usługi. Dostęp do usługi ze strony Operatora nie może wymagać żadnych dodatkowych uwierzytelnień.
- Całość usługi rozwojowej realizowanej zdalnie (np. szkolenia lub doradztwa) musi być rejestrowana/ nagrywana na potrzeby m.in. monitoringu i kontroli.
- W przypadku usług doradczych dopuszcza się możliwość korzystania z komunikatorów dostępnych rynkowo, umożliwiających kontakt face to face przy zapewnieniu rozwiązań umożliwiających zarejestrowanie zrealizowania usługi.
- Usługodawca musi zapewnić możliwość wygenerowania z systemu potwierdzenia obecności uczestników usługi. Dokument należy przekazać każdemu Uczestnikowi po zakończeniu usługi. Jeżeli nie jest to możliwe, dopuszcza się przy rozliczeniu z Operatorem dołączenie odręcznie podpisanego oświadczenie o wzięciu udziału w usłudze.
- Usługodawca po zakończeniu usługi ma obowiązek wystawić i przekazać Uczestnikowi dokument księgowy oraz zaświadczenie o zakończeniu udziału w usłudze, zgodnie z zapisami § 13 ust 1 pkt 2 i 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 sierpnia 2017 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1678). Dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną.
- Monitoring usług zdalnych
Usługodawca jest zobowiązany do umożliwienia Operatorom Regionalnym prowadzenia monitoringu usług zdalnych poprzez udzielenie im na żądanie dostępu do usługi. Zaleca się Operatorom Regionalnym prowadzenie intensywnych działań kontrolnych w postaci monitorowania wszystkich usług zdalnych. Osoba monitorująca usługę powinna w ciągu jej trwania kilkukrotnie logować się i dokumentować jej przebieg w postaci screenów z ekranu, aby potwierdzić czy przekazywane treści są zgodne z tematem usługi oraz stwierdzić obecność osób zapisanych na usługę.
Zaproponowane w niniejszym piśmie rozwiązania są możliwe do natychmiastowego zastosowania, a szczegółowe informacje wdrożeniowe będą pojawiały się na portalu BUR i będą aktualizowane w razie konieczności. W celu zapewnienia oczekiwanego poziomu jakości usług publikowanych w BUR dopuszcza się jednak możliwość dokonywania modyfikacji sformułowanych powyżej zasad zarówno na obecnym etapie, ale także po ich upublicznieniu, w odpowiedzi na dalszy rozwój sytuacji, której nie jesteśmy w stanie przewidzieć, o czym PARP będzie na bieżąco informował na portalu BUR.
