Często zadawane pytania

Zgodnie z Regulaminem Konkursu (część III C) warunkiem poniesienia i rozliczenia kosztów dotyczących wdrożenia wyników prac B+R jest zakończenie prowadzonych w ramach projektu eksperymentalnych prac rozwojowych oraz uzyskanie pozytywnego wyniku przedmiotowych prac. Ponadto, ujęcie fazy wdrożeniowej w projekcie jest możliwe wyłącznie w przypadku realizacji projektu przez przedsiębiorstwa z sektora MŚP. 

Zgodnie z Regulaminem Konkursu część wdrożeniowa projektu finansowana będzie na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 marca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów operacyjnych na lata 2014‑2020. Komponent wdrożeniowy może stanowić maksymalnie 350 000,00 PLN dofinansowania projektu.

W przypadku projektów, w których w ramach pomocy de minimis są finansowane również inne koszty (np. zakup aparatury naukowo-badawczej lub prace B+R) maksymalna kwota dofinansowania dla wszystkich części projektu (prace B+R, część infrastrukturalna, część wdrożeniowa) łącznie nie może przekroczyć 700 000,00 PLN.

Koszt najmu powierzchni laboratoryjnej może być uznany za kwalifikowalny tylko w uzasadnionych przypadkach - w sytuacji, gdy Wnioskodawca nie dysponuje specjalistycznym laboratorium wraz z wyposażeniem, w którym musi przeprowadzić część niezbędnych prac B+R ujętych w projekcie. Wydatki dotyczące najmu powierzchni laboratoryjnej muszą być ujęte w kategorii kosztów „usługi pozostałe”.

Należy pamiętać, że zgodnie z Regulaminem Konkursu (część III D, pkt 4) wszelkie koszty pośrednie, w tym najem powierzchni biurowych lub najem powierzchni związanych z bieżącą działalnością Wnioskodawcy, stanowią koszt niekwalifikowalny w ramach przedmiotowego Konkursu. Dotyczy to zarówno nowo wynajmowanych powierzchni, jak i powierzchni dotychczas wynajmowanych, których koszt Wnioskodawca chciałby rozliczyć w ramach projektu.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu w ramach realizacji projektu infrastrukturalnego lub realizacji części infrastrukturalnej projektu mieszanego za koszt kwalifikowalny można uznać wyłącznie elementy inwestycyjne niezbędne do realizacji prac B+R ujętych w projekcie, takie jak:

• zakup aparatury naukowo – badawczej wraz z montażem, tj. wyłącznie zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych (zazwyczaj wyższych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksperymentalnych), które w okresie trwałości projektu będą wykorzystywane wyłącznie w celach badawczych. Zakup środków trwałych innych niż aparatura naukowo – badawcza, które są niezbędne do prowadzenia prac B+R jest możliwy wyłącznie w przypadku budowy nowego obiektu (centrum B+R, laboratorium).
• zakup wartości niematerialnych i prawnych, niezbędnych do realizacji projektu B+R wraz z wdrożeniem;
• prace i materiały budowlane.

Natomiast, w ramach realizacji części wdrożeniowej projektu, która może stanowić maksymalnie 350 000,00 PLN dofinansowania, za koszt kwalifikowalny można uznać wyłącznie elementy inwestycyjne niezbędne do wdrożenia wyników prac B+R (stanowiących zakres projektu) do działalności własnej przedsiębiorstwa, takie jak:

• zakup środków trwałych niezbędnych do wdrożenia wypracowanych wyników prac B+R wraz z wdrożeniem;
• zakup wartości niematerialnych i prawnych wraz z wdrożeniem;
• prace i materiały budowlane.

Należy zwrócić uwagę na właściwe zaewidencjonowanie aktywów, m.in. przypisanie im (w tym aparaturze naukowo-badawczej) odpowiedniego symbolu KŚT i stawki amortyzacji.

Analogiczna uwaga dotyczy odpowiedniego ujęcia w księgach rachunkowych kosztów prac badawczych i rozwojowych.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu, kwalifikowalny może być wyłącznie koszt zatrudnienia niezbędnego personelu zaangażowanego bezpośrednio w prace B+R (badaczy, techników, laborantów, itp.). nie mogą być kwalifikowalne:

• koszty zatrudnienia m.in. koordynatora lub kierownika projektu i innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie, rozliczanie i koordynację projektu;
• koszty zarządu;
• koszty personelu obsługowego związanego m.in. z obsługą kadrową, księgową czy administracyjną.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu (część III D, pkt 3. Lit. d) za koszty kwalifikowalne, ponoszone przez Konsorcjanta można uznać wyłącznie:

1. Koszty personelu B+R (badaczy, techników, laborantów, itp.);
2. Koszty materiałów, surowców, półproduktów, odczynników, itp. niezbędnych do stworzenia prototypu.

W związku z powyższym konsorcjant nie może zaliczyć do kosztów kwalifikowalnych projektu wydatków dotyczących pracy maszyn.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu poziom dofinansowania projektu uzależniony jest od rodzaju prowadzonych prac B+R, statusu przedsiębiorstwa oraz podstawy udzielanego wsparcia. W przypadku realizacji projektu w ramach konsorcjum naukowo-przemysłowego możemy wyróżnić dwie formy współpracy (Regulamin Konkursu część III A, pkt 4):

1. Konsorcjant ponosi koszty w projekcie, a projekt jest realizowany w ramach konsorcjum podmiotów o różnym statusie (mikro, małe, średnie, duże przedsiębiorstwa) – należy ujednolicić poziom dofinansowania i przyjąć niższe wartości procentowe, odpowiadające statusowi największego podmiotu występującego w ramach konsorcjum;
2. Konsorcjant nie ponosi kosztów w projekcie, a projekt jest realizowany w ramach konsorcjum podmiotów o różnym statusie (mikro, małe, średnie, duże przedsiębiorstwa) – jako poziom dofinansowania należy przyjąć wartości procentowe, odpowiadające statusowi Wnioskodawcy, tj. Liderowi konsorcjum.

Zgodnie z Regulaminem Konkursu (część III C, pkt 4) warunkiem poniesienia i rozliczenia kosztów dotyczących wdrożenia wyników prac B+R jest zakończenie prowadzonych w ramach projektu eksperymentalnych prac rozwojowych i uzyskanie pozytywnych wyników przedmiotowych prac. W związku z powyższym Wnioskodawca może ponosić koszty dotyczące komponentu wdrożeniowego, ale dopiero po zakończeniu prac B+R.

Dofinansowanie projektów mieszanych, tzn. składających się z części infrastrukturalnej oraz z części wdrożeniowej, przyznawane jest na podstawie Rozporządzenia w sprawie udzielania pomocy de minimis. W związku z powyższym maksymalna kwota dofinansowania dla części infrastrukturalnej oraz części wdrożeniowej projektu (łącznie) wynosi 700 000,00 PLN, z zastrzeżeniem, że dofinansowanie na część wdrożeniową projektu (która dotyczy tylko sektora MŚP) nie może przekroczyć 350 000,00 PLN.

Po pierwsze należy podkreślić, że na etapie realizacji projektu, weryfikacji będzie podlegał zarówno zakres listu intencyjnego/umowy o współpracy jak i zakres dokumentów związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia oraz relacje występujące pomiędzy Wnioskodawcą a potencjalnym wykonawcą.

Ponadto, należy wskazać, że zamawiający jest zobowiązany przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

Najważniejszym czynnikiem wpływającym na ocenę poprawności przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jest w tym wypadku zakres współpracy jaką Wnioskodawca planuje podjąć z jednostką naukową na podstawie listu intencyjnego/umowy o współpracy, załączonego do dokumentacji projektowej (który może podlegać weryfikacji w ramach oceny merytorycznej) oraz docelowo zakres prac ostatecznie zleconych do realizacji podmiotom zewnętrznym, w tym przypadku jednostkom naukowym. W analizowanej sytuacji, w której po przeprowadzeniu właściwej procedury wyboru dostawcy do realizacji określonego zadania wybrany zostanie ten sam podmiot, który wystawił na etapie oceny list intencyjny/umowę o współpracy, kluczową rolę odgrywają zapisy tego dokumentu. Jego treść de facto determinuje ewentualne późniejsze konsekwencje wobec Wnioskodawcy związane z możliwym naruszeniem przejrzystości prowadzonego postępowania, a tym samym naruszenie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

W związku z powyższym jeżeli wskazany list intencyjny/umowa o współpracy będzie precyzyjnie (konkretnie) określał obszary podejmowanej współpracy, w tym opisywać będzie przedmiot i zakres badań objętych projektem, co na późniejszym etapie znajdzie bezpośrednie odzwierciedlenie w zapisach umowy zawartej z wykonawcą/podwykonawcą (tj. podmiotem deklarującym na etapie oceny chęć współpracy), a w konsekwencji umożliwi podmiotowi współpracującemu z Wnioskodawcą szerszy dostęp do informacji dotyczących projektu i jego założeń, już przed przystąpieniem do procedury wyboru wykonawców to pojawienie się przedmiotowych zależności będzie budzić uzasadnione wątpliwości, w odniesieniu do zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. W tym przypadku wobec Wnioskodawcy w drodze przeprowadzonej przez IZ WRPO weryfikacji mogą zostać wyciągnięte konsekwencji.

Natomiast w przypadku, gdy relacje zachodzące pomiędzy Wnioskodawcą a potencjalnym wykonawcą/podwykonawcą (a tym samym podmiotem współpracującym), wynikające z wcześniej podpisanego listu intencyjnego/umowy o współpracy nie łamią ww. zasad i dotyczą odrębnego zakresu niż ewentualne „podwykonastwo” w projekcie, a także nie zapewniają temu podmiotowi preferencyjnego dostępu do wiedzy nt. projektu to, co do zasady współpracujący podmiot może zostać wyłoniony jako wykonawca/podwykonawca w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że to po stronie Wnioskodawcy spoczywać będzie obowiązek precyzyjnego wyjaśnienia występowania jakichkolwiek zależności pomiędzy udzielającym zamówienia a wykonawcą oraz ich wpływu na proces wyboru wykonawcy.