Europejski Fundusz Społeczny (EFS+) oraz Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST)

Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW

„Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW” to materiał pomocniczy dla Beneficjentów projektów realizowanych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 pod nadzorem Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

Celem „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” jest zwrócenie uwagi Beneficjentów na podstawowe aspekty związane z realizacją i rozliczaniem projektu w kontekście współpracy z Instytucją Zarządzającą FEW. „Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW” nie odnosi się do wszystkich obowiązków Beneficjentów wynikających z umowy o dofinansowanie, a jedynie tych, które będą przez Beneficjentów wykonywane najczęściej w toku realizacji projektu. Zapisy „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” nie zastępują również uregulowań wynikających z wytycznych horyzontalnych, które powinny być stosowane przez Beneficjentów zgodnie z umową o dofinansowanie.

Załącznikami do „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” są wzory dokumentów do wykorzystania przez Beneficjentów w toku realizacji projektu oraz instrukcje dotyczące prawidłowego dokumentowania wydatków, prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz wypełniania harmonogramów płatności i wniosków o płatność.

Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW (1.1 MB)

Załączniki do Pakietu startowego dla Beneficjentow FEW (4.5 MB)

Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych osób  zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW

Przypominamy, że Beneficjent jest samodzielnym administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją projektu – czyli danych osób zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW (tj. m.in. uczestników projektów, podmiotów otrzymujących wsparcie, osób obsługujących realizację projektów po stronie Beneficjenta/Partnera).

W związku z tym, na Beneficjencie ciąży szereg obowiązków podyktowanych zapisami RODO, m.in. jest zobowiązany do wykonania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza w związku z realizacją dofinansowanego projektu, mając na uwadze zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO. Zapisy Umowy o dofinansowanie nie narzucają wzoru w zakresie wykonania obowiązku informacyjnego przez Beneficjenta.

Jednocześnie, zgodnie z ust. 3 §21 Umowy o dofinansowanie, Beneficjent wykonuje powyższy obowiązek również w imieniu Instytucji Zarządzającej, pełniącej, zgodnie z ustawą wdrożeniową, funkcję administratora przedmiotowych danych.

Obowiązek informacyjny wykonywany przez Beneficjenta w imieniu Instytucji Zarządzającej musi być realizowany zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, a zakres informacji powinien obejmować co najmniej dane określone w zamieszczonym poniżej materiale pomocniczym: „Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych dla wszystkich osób zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW”. Materiał ten jest również każdorazowo umieszczany w ramach materiałów pomocniczych przy ogłoszeniu o naborze wniosków o dofinansowanie.

W ramach spełnienia obowiązku informacyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej zaleca się stosowanie ww. materiału dotyczącego przetwarzania danych jako osobnego dokumentu.
W celu udokumentowania wypełnienia obowiązku informacyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej zaleca się również, aby przedmiotowa informacja była podpisana oraz opatrzona datą.

Informacja dot. przetwarzania danych osob. dla osób zaangażowanych w projekty (53.3 KB)

Zakres danych dot. uczestników projektu oraz podmiotów objętych wsparciem w ramach projektów współfinansowanych z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST) 

Zgodnie z § 10 pkt 4 umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania wraz z każdym wnioskiem o płatność: informacji o wszystkich uczestnikach Projektu oraz podmiotach objętych wsparciem, zgodnie z zakresem danych udostępnionym na stronie internetowej Programu oraz na wezwanie Instytucji Zarządzającej dokumentów potwierdzających ich kwalifikowalność.

W związku z powyższym IZ udostępnia zakres danych niezbędnych do wypełnienia Formularza Monitorowania Projektu współfinansowanego z FST. Zbiór danych dot. uczestników został przedstawiony na przykładowym formularzu rekrutacyjnym uczestnika projektu.

Zakres danych dot. UP- Formularz rekrutacyjny uczestnika projektu FST - wzór (155.7 KB)

Zakres danych dot. podmiotów FST (10.8 KB)

Komunikat dotyczący stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

Instytucja Zarządzająca FEW zwraca uwagę, że zgodnie z zapisami rozdziału 2 pkt 9 Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021-2027 Beneficjenci udzielając zamówień na potrzeby realizowanych projektów powinni stosować preferencje względem podmiotów ekonomii społecznej. IZ FEW podkreśla, że promowanie konkretnego rodzaju podmiotów nie może godzić w podstawowe zasady udzielania zamówień i należy opierać je o mechanizmy wynikające z dostępnych rozwiązań prawnych.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zamówień i jednocześnie wypełnienia zasady ogólnej wynikającej z rozdziału 2 pkt 9 Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021-2027, wskazującej na potrzebę stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach projektowych, IZ FEW przekazuje materiał informacyjny Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej pt. „Wyjaśnienia na temat stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus” (treść materiału wyjaśniającego w załączeniu).

Wyjaśnienia dot. preferencji PES_fin (168.1 KB)

Komunikat dotyczący konfliktu interesów w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

W związku z faktem, iż w toku kontroli postępowań przeprowadzonych w ramach zasady konkurencyjności odnotowano przypadki naruszeń w zakresie udzielania zamówień podmiotom powiązanym, Instytucja Zarządzająca FEW (dalej: IZ FEW) przypomina, że zgodnie z zapisami pkt 6 sekcji 3.2.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne)  konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. W związku z powyższym należy podjąć odpowiednie środki, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia – by nie dopuścić do zakłócenia konkurencji oraz zapewnić równe traktowanie wykonawców.

Jednocześnie zgodnie z zapisami pkt 7 i 8 sekcji 3.2.2 Wytycznych w celu uniknięcia konfliktu interesów, w przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień określonych w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i-k. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (w rozumieniu odpowiednio art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania, polegających na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

IZ FEW zaznacza, iż przesłanki stwierdzenia powiązań osobowych lub kapitałowych wskazane w pkt 8) c) Sekcji 3.2.2 Wytycznych mają charakter otwarty, a definicję konfliktu interesów należy rozpatrywać przede wszystkim w kontekście prawa unijnego. Tym samym, prawo unijne, a także wytyczne Komisji Europejskiej stają się wskazówkami interpretacyjnymi w zakresie rozumienia samego pojęcia, jak i wykrywania konfliktu interesów, o którym mowa w Wytycznych.

Na gruncie prawa unijnego, konflikt interesów definiowany jest m.in. w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18.07.2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii[1] (dalej: rozporządzenie) oraz dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE[2] (dalej: dyrektywa).

Zgodnie z art. 61 ust. 3 rozporządzenia, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

Jednocześnie, art. 24 dyrektywy stanowi, że: Pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której członkowie personelu instytucji zamawiającej lub dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień działającego w imieniu instytucji zamawiającej biorący udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogący wpłynąć na wynik tego postepowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Żadna z powyższych definicji nie jest zamknięta, dlatego istotne są wskazówki oraz objaśnienia jakie znajdujemy w wytycznych Komisji Europejskiej. Najważniejsze z nich zawarte zostały w dokumencie przygotowanym przez OLAF na okres wdrażania 2014-2020 pt.: „Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielanie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych” oraz wytycznych opublikowanych 09.04.2021 r., dotyczących unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego (2021/C 121/01).  

Z uwagi na powyższe IZ FEW informuje, że każdy przypadek oceniany jest indywidualnie z uwzględnieniem specyfiki zamówienia oraz wykorzystaniem dostępnych narzędzi informatycznych. Jednocześnie IZ FEW informuje, że analizę pozostawania w konflikcie interesów należy badać w związku z postępowaniem, tj. pojęciem szerszym niż wykonywanie czynności procedury, gdyż sama realizacja procedury to tylko wycinek czynności z nią związany a obowiązek zachowania bezstronności i obiektywizmu dotyczący osób wykonujących w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą nie ogranicza się do osób wykonujących wyłącznie czynności polegające na prowadzeniu samej procedury. Czynności związane z przeprowadzeniem procedury obejmują trzy obszary: przed wszczęciem procedury, w trakcie procedury oraz w czasie wykonywania zamówienia. Ponadto konflikt interesów stanowi, obiektywnie i sam w sobie, poważną nieprawidłowość, bez konieczności uwzględnienia do celu jej oceny intencji zainteresowanych lub ich dobrej lub złej wiary.