Europejski Fundusz Społeczny (EFS+) oraz Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST)

Komunikat dotyczący konieczności stosowania w dokumentacji zamówień właściwej definicji powiązań osobowych lub kapitałowych, zgodnej z pkt. 8 Sekcji 3.2.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

W związku z faktem, iż w toku kontroli postępowań przeprowadzonych w ramach zasady konkurencyjności odnotowano liczne przypadki stosowania nieaktualnej, właściwej dla poprzedniej perspektywy finansowej, definicji powiązań osobowych lub kapitałowych, Instytucja Zarządzająca FEW zwraca uwagę na obowiązek posługiwania się przez Beneficjentów pełną treścią definicji powiązań osobowych lub kapitałowych obowiązującą dla perspektywy finansowej 2021-2027.

W treści Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne) katalog okoliczności wskazujących na istnienie powiązań został rozbudowany względem definicji obowiązującej w perspektywie finansowej na lata 2014-2020 i Beneficjenci realizujący projekty w ramach FEW zobowiązani są do posługiwania się aktualnie obowiązującą definicją powiązań osobowych lub kapitałowych.

Zgodnie z treścią punktu 8 sekcji 3.2.2 Wytycznych osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenia zamówienia, składają oświadczenia o braku istnienia (ewentualnie braku wpływu na bezstronność postępowania) powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami, polegających na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Podręcznik użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego do obsługi Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW) (Monitorowanie uczestników FST)

Instytucja Zarządzająca FEW informuje, iż został opracowany „Podręcznik użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego do obsługi Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 (FEW) (Monitorowanie uczestników FST)”, który ma na celu pomoc Beneficjentom projektów współfinansowanych z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST) w wypełnieniu zakładki „Monitorowanie uczestników” w systemie LSI2021+.

Podręcznik użytkownika LSI2021+ - Monitorowanie uczestników FST (1.5 MB)

Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW

„Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW” to materiał pomocniczy dla Beneficjentów projektów realizowanych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 pod nadzorem Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.

Celem „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” jest zwrócenie uwagi Beneficjentów na podstawowe aspekty związane z realizacją i rozliczaniem projektu w kontekście współpracy z Instytucją Zarządzającą FEW. „Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW” nie odnosi się do wszystkich obowiązków Beneficjentów wynikających z umowy o dofinansowanie, a jedynie tych, które będą przez Beneficjentów wykonywane najczęściej w toku realizacji projektu. Zapisy „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” nie zastępują również uregulowań wynikających z wytycznych horyzontalnych, które powinny być stosowane przez Beneficjentów zgodnie z umową o dofinansowanie.

Załącznikami do „Pakietu startowego dla Beneficjentów FEW” są wzory dokumentów do wykorzystania przez Beneficjentów w toku realizacji projektu oraz instrukcje dotyczące prawidłowego dokumentowania wydatków, prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz wypełniania harmonogramów płatności i wniosków o płatność.

Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW (1.1 MB)

Załączniki do Pakietu startowego dla Beneficjentow FEW (4.5 MB)

Obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych osób  zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW

Przypominamy, że Beneficjent jest samodzielnym administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją projektu – czyli danych osób zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW (tj. m.in. uczestników projektów, podmiotów otrzymujących wsparcie, osób obsługujących realizację projektów po stronie Beneficjenta/Partnera).

W związku z tym, na Beneficjencie ciąży szereg obowiązków podyktowanych zapisami RODO, m.in. jest zobowiązany do wykonania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza w związku z realizacją dofinansowanego projektu, mając na uwadze zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO. Zapisy Umowy o dofinansowanie nie narzucają wzoru w zakresie wykonania obowiązku informacyjnego przez Beneficjenta.

Jednocześnie, zgodnie z ust. 3 §21 Umowy o dofinansowanie, Beneficjent wykonuje powyższy obowiązek również w imieniu Instytucji Zarządzającej, pełniącej, zgodnie z ustawą wdrożeniową, funkcję administratora przedmiotowych danych.

Obowiązek informacyjny wykonywany przez Beneficjenta w imieniu Instytucji Zarządzającej musi być realizowany zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, a zakres informacji powinien obejmować co najmniej dane określone w zamieszczonym poniżej materiale pomocniczym: „Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych dla wszystkich osób zaangażowanych w projekty realizowane w ramach FEW”. Materiał ten jest również każdorazowo umieszczany w ramach materiałów pomocniczych przy ogłoszeniu o naborze wniosków o dofinansowanie.

W ramach spełnienia obowiązku informacyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej zaleca się stosowanie ww. materiału dotyczącego przetwarzania danych jako osobnego dokumentu.
W celu udokumentowania wypełnienia obowiązku informacyjnego w imieniu Instytucji Zarządzającej zaleca się również, aby przedmiotowa informacja była podpisana oraz opatrzona datą.

Informacja dot. przetwarzania danych osob. dla osób zaangażowanych w projekty (53.3 KB)

Zakres danych dot. uczestników projektu oraz podmiotów objętych wsparciem w ramach projektów współfinansowanych z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (FST) 

Zgodnie z § 10 pkt 4 umowy/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania wraz z każdym wnioskiem o płatność: informacji o wszystkich uczestnikach Projektu oraz podmiotach objętych wsparciem, zgodnie z zakresem danych udostępnionym na stronie internetowej Programu oraz na wezwanie Instytucji Zarządzającej dokumentów potwierdzających ich kwalifikowalność.

W związku z powyższym IZ udostępnia zakres danych niezbędnych do wypełnienia Formularza Monitorowania Projektu współfinansowanego z FST. Zbiór danych dot. uczestników został przedstawiony na przykładowym formularzu rekrutacyjnym uczestnika projektu.

Zakres danych dot. UP- Formularz rekrutacyjny uczestnika projektu FST - wzór (155.7 KB)

Zakres danych dot. podmiotów FST (10.8 KB)

Komunikat dotyczący stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

Instytucja Zarządzająca FEW zwraca uwagę, że zgodnie z zapisami rozdziału 2 pkt 9 Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021-2027 Beneficjenci udzielając zamówień na potrzeby realizowanych projektów powinni stosować preferencje względem podmiotów ekonomii społecznej. IZ FEW podkreśla, że promowanie konkretnego rodzaju podmiotów nie może godzić w podstawowe zasady udzielania zamówień i należy opierać je o mechanizmy wynikające z dostępnych rozwiązań prawnych.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zamówień i jednocześnie wypełnienia zasady ogólnej wynikającej z rozdziału 2 pkt 9 Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021-2027, wskazującej na potrzebę stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach projektowych, IZ FEW przekazuje materiał informacyjny Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej pt. „Wyjaśnienia na temat stosowania preferencji dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus” (treść materiału wyjaśniającego w załączeniu).

Wyjaśnienia dot. preferencji PES_fin (168.1 KB)

Komunikat dotyczący konfliktu interesów w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

W związku z faktem, iż w toku kontroli postępowań przeprowadzonych w ramach zasady konkurencyjności odnotowano przypadki naruszeń w zakresie udzielania zamówień podmiotom powiązanym, Instytucja Zarządzająca FEW (dalej: IZ FEW) przypomina, że zgodnie z zapisami pkt 6 sekcji 3.2.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (dalej: Wytyczne)  konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia. W związku z powyższym należy podjąć odpowiednie środki, aby skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, a także rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia – by nie dopuścić do zakłócenia konkurencji oraz zapewnić równe traktowanie wykonawców.

Jednocześnie zgodnie z zapisami pkt 7 i 8 sekcji 3.2.2 Wytycznych w celu uniknięcia konfliktu interesów, w przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień określonych w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i-k. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (w rozumieniu odpowiednio art. 78 i art. 78¹ Kodeksu cywilnego) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania, polegających na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

b) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związaniu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,

c) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

IZ FEW zaznacza, iż przesłanki stwierdzenia powiązań osobowych lub kapitałowych wskazane w pkt 8) c) Sekcji 3.2.2 Wytycznych mają charakter otwarty, a definicję konfliktu interesów należy rozpatrywać przede wszystkim w kontekście prawa unijnego. Tym samym, prawo unijne, a także wytyczne Komisji Europejskiej stają się wskazówkami interpretacyjnymi w zakresie rozumienia samego pojęcia, jak i wykrywania konfliktu interesów, o którym mowa w Wytycznych.

Na gruncie prawa unijnego, konflikt interesów definiowany jest m.in. w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18.07.2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii[1] (dalej: rozporządzenie) oraz dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE[2] (dalej: dyrektywa).

Zgodnie z art. 61 ust. 3 rozporządzenia, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

Jednocześnie, art. 24 dyrektywy stanowi, że: Pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której członkowie personelu instytucji zamawiającej lub dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień działającego w imieniu instytucji zamawiającej biorący udział w prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogący wpłynąć na wynik tego postepowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Żadna z powyższych definicji nie jest zamknięta, dlatego istotne są wskazówki oraz objaśnienia jakie znajdujemy w wytycznych Komisji Europejskiej. Najważniejsze z nich zawarte zostały w dokumencie przygotowanym przez OLAF na okres wdrażania 2014-2020 pt.: „Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielanie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych” oraz wytycznych opublikowanych 09.04.2021 r., dotyczących unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego (2021/C 121/01).  

Z uwagi na powyższe IZ FEW informuje, że każdy przypadek oceniany jest indywidualnie z uwzględnieniem specyfiki zamówienia oraz wykorzystaniem dostępnych narzędzi informatycznych. Jednocześnie IZ FEW informuje, że analizę pozostawania w konflikcie interesów należy badać w związku z postępowaniem, tj. pojęciem szerszym niż wykonywanie czynności procedury, gdyż sama realizacja procedury to tylko wycinek czynności z nią związany a obowiązek zachowania bezstronności i obiektywizmu dotyczący osób wykonujących w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą nie ogranicza się do osób wykonujących wyłącznie czynności polegające na prowadzeniu samej procedury. Czynności związane z przeprowadzeniem procedury obejmują trzy obszary: przed wszczęciem procedury, w trakcie procedury oraz w czasie wykonywania zamówienia. Ponadto konflikt interesów stanowi, obiektywnie i sam w sobie, poważną nieprawidłowość, bez konieczności uwzględnienia do celu jej oceny intencji zainteresowanych lub ich dobrej lub złej wiary.