Często zadawane pytania FEW

Zakup sprzętu/wyposażenia jest możliwy w przypadku gdy jest on niezbędny do realizacji działań zaplanowanych w ramach projektu w wymienionych powyżej typach oraz wynika to z przeprowadzonej diagnozy. Np. w przypadku zajęć warsztatowych z robotyki lub innych zajęć dotyczących podnoszenia kompetencji cyfrowych można zakupić sprzęt niezbędny do przeprowadzenia tych zajęć, jeśli taka potrzeba została zdiagnozowana i opisana we wniosku. Ponadto należy pamiętać, że co do zasady, zakup mebli i sprzętu należy uwzględnić w określonym w naborze limicie cross-financingu z wyjątkiem gdy:

 i.            zakupy te zostaną zamortyzowane w całości w okresie realizacji projektu, z zastrzeżeniem podrozdziału 3.7 wytycznych kwalifikowalności dotyczącym amortyzacji i leasingu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Nie ma znaczenia, czy beneficjent dokonuje jednorazowego odpisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w przepisach krajowych (o ile zakupy w całości zostaną zamortyzowane do daty zakończenia projektu). W projektach EFS+, jako projektach „miękkich”, najczęściej dochodzi do zakupu środków trwałych, które amortyzowane są w okresie realizacji projektu. W szczególności dotyczy to sprzętu komputerowego.

ii.            Beneficjent udowodni, że zakup będzie najbardziej opłacalną opcją, tj. wymaga mniejszych nakładów finansowych niż inne opcje, np. najem lub leasing, ale jednocześnie jest odpowiedni do osiągnięcia celu projektu. Przy porównywaniu kosztów finansowych związanych z różnymi opcjami, ocena powinna opierać się na przedmiotach o podobnych cechach. Uzasadnienie, że zakup jest bardziej opłacalną opcją niż wynajem, dzierżawa lub leasing, powinno zostać zawarte we wniosku (w uzasadnieniu do szczegółowego budżetu projektu), a jego zasadność także podlega wnikliwej analizę podczas oceny wniosku.

iii.           zakupy te są konieczne dla osiągniecia celów projektu (np. zakupu sprzętu dla projektu, którego celem jest doposażenie pracowni naukowych).

W przypadku nie oznaczenia we wniosku o dofinansowanie zakupionego sprzętu jako limit cross-financingu, w uzasadnieniu do szczegółowego budżetu projektu wnioskodawca zobowiązany jest do wyjaśnienia, który z wymienionych wyżej wyjątków ma zastosowanie i dlaczego. Ponadto zasadność zakupu sprzętów, udział zakupów sprzętu w całkowitej wartości projektu każdorazowo podlega szczegółowej ocenie KOP.

W uzasadnieniu kosztu w pkt. 5.2 Wniosku o dofinansowanie należy udowodnić, że dany rzeczowy składnik majątkowy zostanie całkowicie zamortyzowany w okresie realizacji projektu, co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia kosztów projektu. W tym celu należy przeprowadzić odpowiednią analizę, wykorzystując zapisy z tabel amortyzacyjnych oraz przepisy prawa podatkowego. Nie ma znaczenia, czy beneficjent dokonuje jednorazowego odpisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w przepisach krajowych - zakupy w całości muszą zostać zamortyzowane do daty zakończenia projektu.

Należy zauważyć, iż możemy wyróżnić kilka podstawowych metod amortyzacji środków trwałych – liniową, degresywną i naturalną. W niektórych przypadkach stosuje się również metodę jednorazową, przyspieszoną lub progresywną. W związku z powyższym w uzasadnieniu kosztu (pkt. 5.2) Wnioskodawca jest zobligowany do wskazania i opisania  wybranego konkretnego rodzaju amortyzacji dla danego środka trwałego. Ponadto to na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, iż przedmiotowy środek trwały będzie mógł zostać, przy wybranej metodzie, zamortyzowany w okresie realizacji projektu (uwzględniając harmonogram wsparcia wskazany we wniosku o dofinansowanie projektu). Uzasadniając powyższe należy również podać podstawę prawną bazując w szczególności na ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawie o rachunkowości.

Przykłady:

1. Zakup komputera o wartości 5 000 zł

Kwalifikacja składnika majątkowego:
Należy wskazać, że komputer należy do odpowiedniej kategorii środków trwałych zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT). Należy przytoczyć odpowiednią pozycję z tabel amortyzacyjnych, np.:

• Komputery i urządzenia peryferyjne należą do grupy 4 - Maszyny, urządzenia i aparaty (podgrupa 49.1 w KŚT).
• Zgodnie z tabelą amortyzacyjną, podlegają one amortyzacji w ciągu 3 lat (33,33% rocznie) lub w przypadku jednorazowej amortyzacji na podstawie art. 22f ust. 3 ustawy o PIT mogą być zamortyzowane w pełni w roku nabycia.

przykładowy zapis w uzasadnieniu:

• „Zakupiony komputer zostanie zakwalifikowany jako rzeczowy składnik majątkowy należący do grupy 4 zgodnie z KŚT i będzie podlegał jednorazowej amortyzacji na podstawie art. 22f ust. 3 ustawy o PIT. W związku z tym składnik majątkowy zostanie w pełni zamortyzowany w okresie realizacji projektu.”

2. Zakup środka trwałego za 100 000,00 zł

przykładowe zapisy w uzasadnieniu:

• „Sprzęt X będzie podlegał amortyzacji metodą liniową zgodnie z art. 16h ust. 1 Ustawy o CIT, a wartość odpisów amortyzacyjnych zostanie całkowicie zamortyzowany w okresie realizacji projektu (np. 6 lat) zgodnie z rozliczeniem:

Roczna kwota amortyzacji: 100 000 PLN * 20% = 20 000 PLN